Lainsäädännön edellyttämän ilmoituskanavan kautta SAMKin nykyiset tai entiset työntekijät, työnhakijat, hallituksen jäsenet, harjoittelijat tai ammatinharjoittajat voivat tehdä ilmoituksen työssään havaitsemastaan väärinkäytöksistä. Voit tehdä ilmoituksen, jos epäilet, että organisaatiossa on tapahtunut rikos tai väärinkäytös tai muu arvojemme vastainen toiminta.
Tavanomaista palautetta, kuten asiakaspalautetta, tulee antaa kyseisiä palautekanavia käyttäen .
Ilmoittajansuojelulakia sovelletaan sellaisten henkilöiden suojeluun, jotka ilmoittavat Euroopan unionin lainsäädännön tai sen kansallisen täytäntöönpanolainsäädännön tai muun kansallisen lainsäädännön mukaisista lainsäädännön rikkomisista seuraavilla aloilla:
SAMK vastaanottaa vain kirjallisesti kyseisen kanavan kautta ja vain omalla nimellä tehtyjä ilmoituksia. Ilmoittajaa suojellaan lainsäädännön mukaisesti. Selvästi vääriä tai harhaanjohtavia tietoja koskevat ilmoitukset eivät anna aihetta suojeluun. Ilmoittaja voi joutua myös itse rikosvastuuseen tahallisesta väärien tietojen ilmoittamisesta.
Suosittelemme olemaan yhteydessä mahdollisista epäkohdista ensisijaisesti oman esihenkilöön tai hänen esihenkilöönsä tai muuhun SAMKissa asiasta vastaavaan henkilöön. Jos et halua tuoda asiaa näille henkilöille, voit käyttää ilmoituskanavaa. Ilmoituksen voi tehdä ilmoituskanavan kautta nimellään ja käydä luottamuksellista keskustelua ilmoituksen käsittelijän kanssa.
Kaikki ilmoitukset käsitellään asianmukaisesti ja luottamuksellisesti. Suojaamme aina ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden mahdollisesti ilmoituksessa mainittujen osapuolten henkilöllisyyksien luottamuksellisuuden.
Ilmoituksen tietoihin pääsevät käsiksi vain käsittelyyn valtuutetut henkilöt emmekä luovuta henkilöllisyystietojasi ulkopuolisille ilman suostumustasi.
SAMKin johtoryhmän päätöksen mukaisesti ilmoitusten vastaanottajina kanavassa toimivat työsuojelupäällikkö sekä talous- ja hallintojohtaja ja ilmoitusten käsittelijöinä edellisten lisäksi rehtori, vararehtorit, tietosuojavastaava ja tietoturvavastaava. Ilmoituksen aiheen niin edellyttäessä rehtori voi nimetä muitakin asiantuntijoita käsittelijöiksi tarkoituksenmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Ilmoittaja saa vastaanottokuittauksen seitsemän päivän sisällä ilmoituksen jättämisestä. Ilmoitusten käsittelyyn SAMKissa valtuutetut henkilöt voivat pyytää lisätietoja sinulta ilmoituksestasi ilmoituskanavan kautta. He myös vastaavat kanavan kautta kolmen kuukauden sisällä, mihin toimenpiteisiin mahdollisesti ryhdymme ilmoituksesi perusteella. Otathan siis ylös koodin, jonka saat ilmoituksen jättämisen jälkeen, jotta pääset myöhemmin kirjautumaan sisään ilmoitukseesi ja viestimään ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.
Ilmoituskanava on toteutettu puolueettoman ja ulkopuolisen kumppanin Keskuskauppakamarin kanssa ilmoittajan henkilöllisyyden salaamiseksi. Keskuskauppakamari tarjoaa palvelun teknisen toteutuksen eikä vastaanota ilmoituksia.
Yrityksen valtuuttamat käsittelijät vastaanottavat ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset ja käsittelevät ne luottamuksellisesti. Vain valtuutetuilla käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin.
Ilmoituksen voi tehdä nimellä. Kaikki ilmoitukset kryptataan luontihetkellä symmetrisellä ja asymetrisella vahvalla salausalgoritmilla, jota ei voi purkaa tai muuttaa jälkeenpäin. Käsittelijät saavat tietoonsa vain ilmoituksen ajankohdan ja ilmoituksen sisällön.
Ilmoittaja voi halutessaan jättää ilmoituksen yhteydessä nimensä lisäksi muita yhteystietojansa. Ilmoituksen tietoihin pääsevät käsiksi vain käsittelyyn valtuutetut henkilöt emmekä luovuta henkilöllisyystietojasi ulkopuolisille ilman nimenomaista suostumustasi, ellei ilmoituksen asianmukainen käsittely vaadi tietojen viemistä viranomaisille tai muita vastaavia toimenpiteitä.
Ilmoitukseen ei tule sisällyttää arkaluonteisia henkilötietoja, elleivät ne ole välttämättömiä ilmoituksen kuvailun ja sen käsittelyn kannalta.